Avtomatizirano
računovodstvo.
Prejeti računi, pogodbe, dobavnice in potrdila prihajajo v podjetje po e-pošti, v PDF, kot skeni in na papirju. Vsak dokument nekdo prebere, prepiše in razvrsti. Umetna inteligenca ta korak prevzame: dokument prebere, izlušči podatke, predlaga kontiranje in vse skupaj pripravi za vpis v vaš računovodski ali ERP sistem.
>kaj_dobite
Samodejni zajem
Dokumenti se poberejo neposredno iz e-poštnega predala, mape ali portala, brez ročnega shranjevanja.
Branje vsebine
Iz računa se izluščijo dobavitelj, številka, datumi, zneski, DDV in postavke, tudi iz slabo skeniranih dokumentov.
Predlog kontiranja
Sistem se nauči vaših pravil in za vsak dokument predlaga konto in stroškovno mesto. Zadnjo besedo ima računovodja.
Vpis v sistem
Potrjeni podatki gredo v računovodski program ali ERP, dokument pa se arhivira z vsemi oznakami.
Kje avtomatizirano računovodstvo prihrani največ
Največji zalogaj ni knjiženje samo po sebi, ampak pot dokumenta do knjiženja: prenos iz e-pošte, preimenovanje, prepis glave računa, iskanje pravega dobavitelja v šifrantu, usklajevanje z naročilnico in lovljenje potrditev. Pri sto prejetih računih mesečno gre hitro za nekaj delovnih dni na mesec.
Avtomatiziran zajem ta čas skrajša na pregled in potrditev. Računovodja ne tipka, ampak preverja. Napake zaradi tipkanja izginejo, dokumenti pa so v sistemu isti dan, ko prispejo, kar olajša tudi spremljanje likvidnosti.
Pogodbe in drugi dokumenti
Ista tehnologija zna prebrati tudi pogodbe, dobavnice, naročilnice in zapisnike. Iz pogodbe se izluščijo pogodbene stranke, obdobje veljavnosti, odpovedni rok, znesek in posebna določila, sistem pa vas pravočasno opozori na iztek ali podaljšanje.
Za podjetja z večjo količino dokumentov postavimo iskanje po vsebini, tako da lahko zaposleni vprašajo v naravnem jeziku in dobijo odgovor s sklicem na konkreten dokument, namesto da brskajo po mapah.
Natančnost in nadzor
Nobena samodejna obdelava ni stoodstotna, zato je sistem zastavljen tako, da negotove primere označi in jih pošlje v ročni pregled, namesto da bi ugibal. Pri tipičnih prejetih računih se v praksi pravilno prebere velika večina dokumentov, ostanek pa gre skozi človeka.
Vse obdelave se beležijo, tako da je za vsak zapis razvidno, iz katerega dokumenta izhaja in kdo ga je potrdil. To je pomembno tako za notranji nadzor kot za revizijo.
>primeri_uporabe
- Avtomatska obdelava prejetih računov in vpis v ERP
- Avtomatsko branje pogodb in opomniki na roke
- Razvrščanje in arhiviranje poslovne dokumentacije
- Usklajevanje računov z naročilnicami in dobavnicami
- Priprava podatkov za obračun DDV
- Avtomatizacija finančnih procesov v ERP
>pogosta_vprasanja
Kaj je avtomatizirano računovodstvo?
Avtomatizirano računovodstvo pomeni, da programska oprema prevzame zajem in pripravo knjigovodskih podatkov: dokumente prebere, izlušči zneske in stranke, predlaga kontiranje ter podatke pripravi za vpis v računovodski program. Računovodja preverja in potrjuje, namesto da vse prepisuje.
Ali zna sistem brati slovenske račune in skene?
Da. Sodobni modeli berejo slovenske dokumente, vključno s skeniranimi in fotografiranimi, prepoznajo pa tudi tuje račune v angleščini, nemščini in italijanščini.
Ali se poveže z našim računovodskim programom ali ERP?
Povezava je odvisna od programa. Kjer obstaja API ali uvoz datotek (na primer eSlog e-račun, XML ali CSV), podatke zapišemo neposredno. Kjer tega ni, pripravimo datoteko v obliki, ki jo program sprejme.
Kaj se zgodi, če sistem kaj prebere narobe?
Dokumenti z nizko gotovostjo se ne knjižijo samodejno, ampak gredo v vrsto za pregled. Vsak zapis ima povezavo do izvornega dokumenta, tako da je preverjanje hitro.
Ali gredo naši računi v tuje oblake?
Obdelava poteka prek ponudnikov jezikovnih modelov, s katerimi so sklenjene pogodbe o obdelavi podatkov in ki podatkov ne uporabljajo za učenje modelov. Kadar je zahteva strožja, zasnujemo rešitev tako, da se občutljivi deli dokumenta pred obdelavo zakrijejo.
>sorodne_storitve
Preverimo, kaj AI lahko naredi za vas.
30-minutni posvet je brezplačen in brez obveznosti. Odgovor v manj kot 24 urah.